2020-09-26

とにかく電子化してみよう

 ここのところ、会計の電子化について、あまり大げさなものを取り入れずに処理できるようにするにはどうしようか? ということを、よく考えています。

単純に自分が税務処理で楽したいからという面もあるのですが、おそらくこのジャンルについては「領収書の入力が面倒!」と思っておられる方も多いと思いますので、最初の活動としては手頃なのかなという感もあります。

その関連で調べていくうちに幾つか気づいたことがありますので、今日はその話題について記したいと思います。

領収書を「捨ててしまってよい」条件

私も今日初めて知ったのですが、数年前から何度か税金の処理に関連した領収書(正確には領収書に限らず「証憑」全般)の保存を電子化してもよいことになり、条件さえ守れば「その後捨ててしまっていい」ようです。

その条件とは
1. 200dpi以上, 24bitフルカラーで取り込むこと
2. 取り込みは3日以内に済ませること
3. 取り込んだときに認可を受けた業者のタイムスタンプを付けて、以後書き換えていないことを証明すること
4. 取り込んだ人と確認する人を分けること(確認者は税理士でもOK)

だそうです。

1.は、最近のスキャナやスマホカメラなら間違いなくクリアできます。
2.は、あまり面倒がらずに小まめに処理すれば問題ないでしょう。
 (年末まで溜め込んでしまっている人は要注意!)
3.は、さすがに個人での対応は無理ですが、最近の会計ソフトの多くは対応済みのようです。
4.は、正直今の自分には頭の痛いところで、一人で仕事している上に、利益も出るか分からない状態で税理士とか雇いたくないので、クリアできないかなぁと思っています。

電子化するだけでもメリットが

とはいえ、1.2だけでも済ませておくだけでも、メリットはあります。

それは「書類が扱いやすくなる」ということです。

ファイル名に日付を入れておくだけでも、後で検索機能を使えば簡単に探すことができます。
また、伝票の入力が面倒となった場合、誰かにデータ入力を依頼することも簡単になります。

実際私は、自動認識できない領収書があり、かつ処理が追いつかない部分については、少し離れた場所に住んでいる甥っ子にアルバイトで入力してもらうのも有りかなと思っています。
このように誰かに依頼する場合も、デジタル化していれば瞬時に情報を転送することができます。

また、書類の自動読み取りAIの研究が今現在活発に行われているのですが、それらが「使える」タイミングになったら、一気に面倒な作業から解放されるチャンスもあります。

今のうちから始めておいても損の無い作業だと思います。

「捨てなければ」制約も緩い

更に、3.4.のようにシステム導入や体制作りが必要な箇所についても、別に「領収書を捨てなければ」対応しなくても問題ありません。

一度入力した領収書の原本を再度見なくてはならない時など、データ自体が破損してしまった時か、税務署の調査が来た時くらいしか無いはずです。

それであれば、袋に入れてしまっておけばいいのではないでしょうか。

これはITではなく生活の知恵のような話になってしまいますが、私はよく、厚めのビニール袋に乾燥剤と共に保存したい紙類を入れ、封をした後に軒下や屋根裏に放り込んでおきます。

一応注意点としては、
・軒下は虫が入ってくることもあるので、袋だけでなく、更にプラスチックの箱などに入れたほうがよいでしょう。
・屋根裏は、壁際に10cmほどの隙間があり、そこに落としてしまうと取れなくなるので、落ちない幅のある箱に入れるか、壁際を避けて置くほうがいいです。
・同じく屋根裏は、あまり重いものを置くと天井が割れて落ちてくるので、ほどほどの分量に。
・特にお引っ越しの時には、そこに収納したことを忘れないようにしてください・・・

といったところでしょうか。

もっと量が多いのであれば、宅配便送付だけで対応してくれるレンタルボックスを活用するのも良いと思います。

簡単なことからでも、やってみてください!

これは私の実感なのですが、本当に紙の書類があるというだけで、取り扱いが非常に煩雑になります。
今はデジタルデータの記憶単価が劇的に下がっているので、ただスキャンした程度では殆ど容量は必要ありません。

本当に楽になるので、紙のままで作業されている方は、少しずつでもいいので、是非試してみてください。

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